Conditions d'utilisation

Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») s'appliquent à toute souscription et à toute utilisation du logiciel Toomde en mode SaaS. Elles reprennent les conditions générales du contrat de souscription Toomde. En créant un compte, en signant un bon de commande ou en utilisant le Service, le Client accepte ces Conditions et confirme que la personne qui l'engage a le pouvoir de le faire.

1. L'Éditeur et le Client

Toomde est édité par TACI Labs BF, société à responsabilité limitée (SARL), ci-après « l'Éditeur ».

Le « Client » est l'entreprise, l'association ou toute autre organisation qui souscrit au Service. L'Éditeur et le Client sont chacun une « Partie » et ensemble les « Parties ».

2. Définitions

• Service : le service SaaS Toomde, accessible à distance, avec les fonctionnalités comprises dans le forfait souscrit.
• Forfait : l'offre choisie par le Client, qui fixe le prix, les modules et les limites.
• Bon de commande : le contrat de souscription, le bon de commande, le devis accepté ou la souscription en ligne qui précise le forfait, le prix, la durée et la date de début du Service.
• Tenant : l'environnement informatique réservé au Client dans Toomde.
• Données du Client : les données, informations, documents et contenus saisis, importés ou générés par le Client et ses Utilisateurs dans le Service.
• Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à accéder au Service avec un compte utilisateur.
• Jour ouvré : du lundi au vendredi, hors jours fériés légalement reconnus au Burkina Faso.
• Prestataire technique : tout prestataire ou sous-traitant qui intervient pour le compte de l'Éditeur pour l'hébergement, la sauvegarde, la sécurité, les communications, le paiement, le support, le traitement technique ou la fourniture du Service.

3. Objet

Les présentes Conditions fixent les règles selon lesquelles l'Éditeur accorde au Client un droit personnel, non exclusif, non transférable et limité d'utiliser le logiciel Toomde en mode SaaS, accessible à distance.

Le Service permet notamment au Client de gérer ses activités commerciales ou associatives, financières, opérationnelles, organisationnelles et de pilotage.

Ces Conditions ne constituent ni une vente du logiciel ni un transfert de propriété intellectuelle.

4. Forfaits, prix et modules

Les prix, les modules et les limites (nombre d'Utilisateurs, stockage, messages IA, formation ou migration incluses) dépendent du forfait choisi : voir la page Tarifs et le bon de commande du Client.

Les fonctionnalités sont fournies dans leur périmètre standard, tel qu'il existe à la date d'activation du Service. Elles peuvent évoluer dans les conditions de l'article 18.

Tout Utilisateur ou stockage supplémentaire au-delà des limites du forfait, ainsi que les fonctionnalités optionnelles, extensions et prestations hors périmètre, sont payants et facturés à part, selon la tarification en vigueur de l'Éditeur.

5. Assistant IA

Selon le forfait, l'assistant IA est inclus ou proposé en option. Lorsqu'il est en option, il n'est activé qu'à la demande expresse du Client. L'assistant IA :

• est limité au Tenant du Client ;
• respecte les droits d'accès et habilitations de chaque Utilisateur ;
• peut utiliser le contenu métier du Tenant pour générer ses réponses ;
• peut citer les enregistrements utilisés dans ses réponses.

Lorsque le nombre de messages IA prévu par le forfait est atteint, l'assistant IA est suspendu jusqu'au mois suivant, sans facturation supplémentaire automatique.

En activant l'assistant IA, le Client accepte que cette fonctionnalité implique un traitement automatisé des données et contenus de son Tenant, uniquement pour fournir cette fonctionnalité. Le Client reste responsable de s'assurer que ces données et contenus peuvent légalement faire l'objet d'un tel traitement.

6. Droit d'utilisation

Le Client n'acquiert aucun droit de propriété sur le logiciel Toomde. L'Éditeur lui accorde uniquement :

• un droit d'accès à distance au Service ;
• un droit d'utilisation strictement interne ;
• un droit limité au forfait souscrit, pendant la durée de l'abonnement.

Il est notamment interdit :

• de reproduire le logiciel ;
• d'extraire une partie substantielle de ses composants ;
• de décompiler le logiciel ou de tenter de reconstituer son code source ;
• de revendre le Service ou d'en concéder une sous-licence ;
• de mettre le Service à la disposition de tiers non autorisés ;
• d'en faire une utilisation concurrente ;
• de tenter de contourner les mécanismes de sécurité ou les limites du Service.

7. Accès, comptes et Utilisateurs

Le Client crée et gère les comptes de ses Utilisateurs dans la limite de son forfait. Il est responsable :

• de la confidentialité des identifiants ;
• de la sécurité de ses équipements ;
• de la gestion des habilitations ;
• des actions réalisées par ses Utilisateurs ;
• de l'utilisation qu'il fait du Service.

En cas de doute sur un accès non autorisé, le Client prévient l'Éditeur sans délai à info@tacilabs.com.

8. Mise en service et accompagnement

La mise en service comprend la création du Tenant, le paramétrage standard, la création des comptes utilisateurs, la configuration initiale et la prise en main du Service.

La formation et la migration de données éventuellement incluses sont précisées par le forfait ou le bon de commande. Une migration incluse suppose que le Client fournisse ses données dans des formats exploitables (notamment CSV) et techniquement compatibles avec le Service. Toute migration demandant un nettoyage important, une transformation complexe, un rapprochement, une reprise d'historique, un développement spécifique ou une extraction depuis un autre logiciel fait l'objet d'un devis séparé.

Toute prestation qui n'est pas expressément comprise dans le forfait ou le bon de commande est hors périmètre et peut faire l'objet d'un devis séparé, notamment :

• développement spécifique ;
• intégration avec un logiciel tiers ;
• API personnalisée ;
• migration complexe ou reprise d'historique approfondie ;
• formation supplémentaire, en présentiel ou personnalisée ;
• accompagnement opérationnel personnalisé ;
• paramétrage nécessitant un développement ;
• modification spécifique du logiciel.

9. Données du Client

Le Client reste responsable de la licéité, de l'exactitude et de la pertinence des données qu'il introduit dans le Service, ainsi que de leur conformité aux obligations légales, réglementaires et contractuelles qui s'appliquent à lui.

Le Client garantit disposer des droits et autorisations nécessaires pour collecter, utiliser et traiter ces données.

L'Éditeur n'est pas responsable du contenu de ces données ni de leur conformité aux obligations propres à l'activité du Client.

10. Facturation et paiement

Les prix sont indiqués hors taxes, droits, prélèvements ou contributions applicables. Ces taxes sont traitées selon la réglementation fiscale applicable à l'Éditeur.

L'abonnement est payable d'avance, au début de chaque période de facturation, selon l'échéancier du bon de commande.

Le paiement peut se faire par les moyens disponibles au Burkina Faso, notamment Orange Money, Moov Money, Telecel Money, virement bancaire, carte Visa ou Mastercard, ou tout autre moyen de paiement électronique proposé ou accepté par l'Éditeur.

Retard de paiement. Toute somme non réglée à son échéance est un impayé. L'Éditeur en informe le Client, qui dispose alors de cinq (5) jours calendaires pour régulariser. Passé ce délai, l'Éditeur peut suspendre tout ou partie de l'accès au Service ; cette suspension n'est ni une résiliation ni un manquement de l'Éditeur.

Tout retard entraîne de plein droit des intérêts de retard au taux d'intérêt légal applicable au Burkina Faso, à compter du lendemain de l'échéance et jusqu'au paiement complet. Les frais raisonnables de recouvrement peuvent aussi être réclamés, dans les limites prévues par la réglementation.

11. Durée, renouvellement et résiliation

La durée de l'abonnement (mensuelle ou annuelle) et sa date de début sont fixées par le bon de commande.

Abonnement mensuel. L'abonnement court par périodes successives d'un (1) mois, sans durée ferme. Chaque mois commencé est dû en entier ; les sommes déjà payées restent acquises à l'Éditeur, sans prorata. Le Client peut y mettre fin à tout moment par écrit, au moins trente (30) jours calendaires avant la fin du mois en cours ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle qui suit ce préavis. À défaut, l'abonnement se renouvelle automatiquement chaque mois.

Abonnement annuel. Le Client s'engage pour une période ferme de douze (12) mois, qui constitue une obligation de paiement pour toute la période. Il ne peut pas y mettre fin avant son terme pour convenance personnelle, changement de stratégie, arrêt ou absence d'utilisation, changement de prestataire ou toute autre raison qui n'est pas un manquement de l'Éditeur. En cas de résiliation anticipée de son fait :

• les sommes déjà payées restent définitivement acquises à l'Éditeur ;
• aucun remboursement, prorata ou compensation n'est dû au Client ;
• les sommes restant dues pour la période ferme restent exigibles, sous réserve des dispositions impératives applicables.

Cette règle ne prive pas le Client de ses droits en cas de résiliation pour manquement grave et non corrigé de l'Éditeur. Sauf refus notifié par écrit au moins trente (30) jours calendaires avant l'échéance, l'abonnement annuel se renouvelle automatiquement par périodes de douze (12) mois.

Révision du prix au renouvellement. L'Éditeur peut réviser le prix pour toute nouvelle période de renouvellement. Il en informe le Client au moins soixante (60) jours calendaires avant la date de renouvellement. Le Client peut alors refuser le renouvellement dans les conditions ci-dessus ; à défaut, le renouvellement vaut acceptation du nouveau prix.

Résiliation pour manquement. En cas de manquement grave d'une Partie à ses obligations, l'autre Partie peut la mettre en demeure d'y remédier. La Partie défaillante dispose de quinze (15) jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure. Sans régularisation dans ce délai, l'autre Partie peut résilier l'abonnement, sous réserve des dispositions impératives applicables.

12. Support

Le support est assuré :

• par e-mail, à l'adresse communiquée par l'Éditeur (info@tacilabs.com) ;
• par WhatsApp, via le canal officiel communiqué au Client ;
• par ticket directement dans Toomde, le canal à privilégier pour le suivi des demandes.

Horaires habituels : du lundi au vendredi, de 08h00 à 17h00, heure du Burkina Faso (GMT), hors jours fériés légalement reconnus au Burkina Faso. Les demandes reçues en dehors de ces horaires sont traitées le Jour ouvré suivant.

Les délais annoncés par l'Éditeur sont des délais de prise en compte, pas des garanties de résolution, sauf engagement écrit spécifique. Les interventions demandant un développement, une intégration, une migration complexe ou une prestation hors périmètre peuvent être facturées en plus.

13. Sécurité et utilisation du Service

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour assurer la sécurité et l'intégrité du Service, notamment des sauvegardes quotidiennes chiffrées avec copie hors site et le chiffrement des communications (protocole TLS). Ces mesures ne constituent pas une garantie contractuelle de disponibilité, de RPO, de RTO ou de restauration dans un délai déterminé.

Le Client utilise le Service dans le respect des lois et règlements applicables. Il est notamment interdit d'utiliser le Service pour :

• héberger ou diffuser du contenu illicite ;
• porter atteinte aux droits de tiers ;
• diffuser des contenus frauduleux, malveillants ou manifestement illicites ;
• tenter de compromettre la sécurité du Service ;
• introduire des logiciels malveillants, virus ou codes destinés à perturber le Service ;
• effectuer des tests d'intrusion sans autorisation préalable de l'Éditeur ;
• contourner les restrictions techniques ou les mécanismes de sécurité ;
• mener des attaques, des campagnes de spam ou des activités susceptibles de nuire au Service ou à ses utilisateurs.

En cas de menace pour la sécurité du Service, d'utilisation abusive, d'activité illicite présumée ou de risque sérieux pour l'Éditeur, ses Prestataires techniques ou ses autres clients, l'Éditeur peut prendre toute mesure raisonnable nécessaire, notamment limiter, suspendre ou restreindre temporairement l'accès au Service. Lorsque c'est possible, il informe le Client de la mesure prise et de sa raison.

14. Export et suppression des données en fin de service

Les Données du Client restent sous le contrôle du Client. À la fin du Service, le Client peut demander un export de ses données dans les trente (30) jours calendaires qui suivent l'arrêt effectif du Service. L'export est fourni dans les formats standards disponibles dans le Service. Une demande nécessitant un traitement spécifique, une transformation des données ou une intervention technique importante peut être facturée en plus.

Après ce délai, l'Éditeur peut supprimer les Données du Client de ses environnements de production. Cette suppression intervient au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours calendaires après l'arrêt du Service, sous réserve :

• des obligations légales de conservation ;
• des besoins de preuve ou de défense des droits de l'Éditeur ;
• des demandes valablement formulées par le Client.

Les copies de sauvegarde ne sont pas supprimées dans le même délai : elles sont effacées ou écrasées selon le cycle normal de rotation des sauvegardes de l'Éditeur. Elles ne servent pas à la fourniture courante du Service et restent protégées par les mesures de sécurité et de confidentialité applicables.

15. Confidentialité

Chaque Partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre Partie dans le cadre de l'abonnement. Cette obligation ne s'applique pas aux informations :

• déjà publiques au moment où elles sont communiquées ;
• devenues publiques sans violation de ces Conditions ;
• dont la divulgation est imposée par la loi ou par une décision d'une autorité compétente ;
• dont la divulgation est nécessaire à la défense des droits d'une Partie.

16. Prestataires techniques

Pour fournir, exploiter, sécuriser et améliorer le Service, le Client autorise l'Éditeur à faire appel à des Prestataires techniques, notamment pour l'hébergement, la sauvegarde, les communications, le paiement, le support ou certains traitements techniques, y compris lorsque ces prestataires sont situés hors du territoire national. La liste est publiée sur la page Sous-traitants.

Les Prestataires techniques qui interviennent sur les données sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité adaptées aux traitements réalisés. Le recours à ces prestataires dans ces conditions ne constitue pas un manquement de l'Éditeur à son obligation de confidentialité.

Cette autorisation ne dispense pas l'Éditeur de respecter ses obligations légales et réglementaires en matière de protection des données personnelles, notamment pour les formalités, les mesures de sécurité, les sous-traitants et les transferts internationaux de données.

17. Données personnelles

Lorsque l'Éditeur traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre du Service, les Parties respectent la réglementation burkinabè applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Le Client reste responsable de la licéité des traitements dont il détermine les finalités et les moyens. L'Éditeur traite les données pour fournir, sécuriser, maintenir, assister et améliorer le Service, dans les limites de ces Conditions et de la réglementation applicable. Plus de détails dans la Politique de confidentialité.

18. Évolution du Service

Toomde est une solution SaaS qui évolue. L'Éditeur peut faire évoluer, modifier, remplacer ou supprimer certaines fonctionnalités, composants techniques, interfaces ou modalités techniques du Service, notamment pour des raisons de maintenance, de sécurité, de conformité, d'évolution technologique, d'amélioration du Service, de compatibilité avec les infrastructures techniques, ou d'arrêt ou d'évolution d'un composant tiers.

L'Éditeur s'efforce, lorsque c'est raisonnablement possible, de préserver les fonctionnalités essentielles du Service. Il n'est pas tenu de maintenir à l'identique toutes les fonctionnalités existantes pendant toute la durée de l'abonnement.

19. Propriété intellectuelle

Toomde, le logiciel, son code, son architecture, ses interfaces, sa documentation, ses bases de données, ses éléments graphiques, ses marques, ses méthodes, ses algorithmes, ses développements et tous les droits de propriété intellectuelle associés restent la propriété de l'Éditeur ou de ses concédants. La souscription au Service ne transfère au Client aucun droit de propriété intellectuelle.

Les données du Client restent sa propriété ou sous son contrôle, selon les droits dont il dispose sur ces données.

Les suggestions, retours ou remarques que le Client communique volontairement sur le Service peuvent être librement utilisés par l'Éditeur pour améliorer le Service, sans divulguer les informations confidentielles du Client.

20. Responsabilité

L'Éditeur est tenu à une obligation de moyens : il met en œuvre des moyens raisonnables et appropriés pour assurer le bon fonctionnement, la sécurité et la continuité du Service, dans les limites propres aux services numériques. Il ne garantit notamment pas :

• une disponibilité ininterrompue ou sans erreur ;
• l'absence totale d'interruption ;
• l'absence d'incidents techniques ;
• l'absence totale de vulnérabilités ;
• la compatibilité permanente avec tous les équipements, systèmes ou logiciels du Client ;
• que le Service réponde à tous les besoins spécifiques du Client.

Les interruptions dues notamment à la maintenance, aux mises à jour, aux évolutions techniques, aux incidents des réseaux de télécommunication, des fournisseurs d'accès ou d'infrastructures tierces, ou à des événements hors du contrôle raisonnable de l'Éditeur, ne constituent pas à elles seules un manquement.

L'Éditeur ne remplace pas le Client dans ses obligations légales, comptables, fiscales, sociales ou réglementaires. Les fonctionnalités du Service, notamment de gestion, de comptabilité, de ressources humaines ou de paie, sont des outils d'assistance : elles ne dispensent pas le Client de ses obligations légales ni, si nécessaire, du recours à un professionnel compétent.

Dommages indirects. Sauf disposition légale impérative contraire, l'Éditeur n'est jamais responsable des dommages indirects, immatériels ou consécutifs, notamment : perte de chiffre d'affaires, de bénéfices, d'économies escomptées, d'opportunités commerciales ou de clientèle, atteinte à l'image ou à la réputation, perte de données indirecte, perte d'exploitation, ou toute autre perte indirecte liée à l'utilisation ou à l'impossibilité d'utiliser le Service.

Plafond. Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, est plafonnée au montant hors taxes effectivement payé par le Client pour le Service au cours des douze (12) mois précédant le fait qui engage sa responsabilité.

21. Force majeure

L'Éditeur n'est pas responsable d'un manquement ou d'un retard causé par un cas de force majeure au sens de la réglementation applicable. Peuvent notamment constituer des cas de force majeure, sous réserve de leur qualification juridique : catastrophes naturelles, incendies, inondations, épidémies ou pandémies, guerres, émeutes, mouvements sociaux, actes de terrorisme, décisions ou restrictions des autorités publiques, pannes généralisées des réseaux de télécommunication ou d'électricité, cyberattaques généralisées ou événements touchant des infrastructures critiques hors du contrôle raisonnable de l'Éditeur.

Pendant la durée de l'événement, les obligations concernées sont suspendues, sans indemnisation du Client. L'Éditeur informe le Client dès que raisonnablement possible et prend des mesures raisonnables pour en limiter les conséquences.

22. Cession

L'Éditeur peut céder tout ou partie de ses droits et obligations à une société affiliée, contrôlée, contrôlante ou du même groupe, notamment lors d'une réorganisation juridique ou opérationnelle, à condition que le cessionnaire reprenne ses obligations. Cette cession se fait sur simple notification écrite au Client, sans son autorisation préalable.

Le Client ne peut céder, transférer ou sous-traiter tout ou partie de ses droits et obligations sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur.

23. Notifications

Toute notification se fait par écrit : par e-mail aux adresses professionnelles communiquées par les Parties, par courrier recommandé ou tout autre moyen permettant de prouver la réception, ou par tout autre moyen expressément accepté par les Parties.

Les notifications concernant le renouvellement, la résiliation, un changement de prix ou un manquement sont envoyées aux coordonnées officielles communiquées par la Partie concernée. Chaque Partie informe l'autre de tout changement de ces coordonnées.

24. Survie des clauses

La fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, n'affecte pas les clauses destinées par nature à lui survivre, notamment : la confidentialité, la propriété intellectuelle, les règles sur les données et leur suppression, les limitations et exclusions de responsabilité, les sommes dues pour la période antérieure, et le règlement des différends.

25. Documents applicables

La relation entre les Parties est régie, par ordre de priorité, par :

• 1. le contrat de souscription ou le bon de commande signé, et ses éventuels avenants ;
• 2. les présentes Conditions d'utilisation ;
• 3. la documentation commerciale de l'offre, pour les seuls points qui ne contredisent pas les documents précédents.

En cas de contradiction, le document de rang supérieur l'emporte. L'acceptation électronique de ces Conditions ou d'un bon de commande, notamment via le parcours d'inscription en ligne de Toomde, a la même valeur qu'une signature manuscrite entre les Parties.

26. Modification des Conditions

L'Éditeur peut modifier les présentes Conditions. La date de mise à jour figure en haut de cette page. Les modifications importantes sont signalées au Client par e-mail ou dans le Service avant leur entrée en vigueur. Elles ne modifient pas un contrat signé en cours sans l'accord écrit du Client, sauf pour l'évolution du Service (article 18) et la révision du prix au renouvellement (article 11). Si le Client n'accepte pas les nouvelles Conditions, il peut refuser le renouvellement de son abonnement.

27. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont soumises au droit burkinabè, sous réserve des dispositions impératives et des règles OHADA applicables.

En cas de différend sur l'interprétation, l'exécution ou la fin de l'abonnement, les Parties cherchent d'abord de bonne foi une solution amiable pendant quinze (15) jours calendaires à compter de la notification écrite du différend. À défaut, tout différend relevant des juridictions commerciales est soumis au Tribunal de commerce de Ouagadougou, sous réserve des règles impératives de compétence applicables.

28. Contact

Pour toute question sur ces Conditions : info@tacilabs.com.